Receptie- en hospitality-security

De receptie is meer dan een doorgeefluik. Iedereen die uw pand binnenkomt, vormt zich daar het eerste beeld van uw organisatie. Tegelijk is de balie ook het eerste filter van uw beveiliging: wie binnen mag, hoort daar geregistreerd, aangekondigd en eventueel begeleid te worden. Door receptie en eerste-lijns security in één rol te combineren, krijgt u één duidelijk loket en houdt u grip op zowel de ervaring van uw bezoekers als op de toegang tot uw pand.

Onze receptiemedewerkers worden geselecteerd op communicatie, presentatie en zelfstandigheid. Zij ontvangen bezoekers, kondigen hen aan bij de juiste contactpersoon, bieden waar passend een kop koffie aan en wijzen wegwijs in uw pand. Op vakantiedagen, ziektedagen of tijdens piekmomenten kunnen wij uw eigen receptie tijdelijk vervangen, zodat continuïteit gewaarborgd blijft zonder dat uw eigen team overbelast raakt of u inhuurt op een manier die afbreuk doet aan de kwaliteit van uw ontvangst.

Bezoekersregistratie is een vast onderdeel. Met of zonder digitaal aanmeldsysteem leggen we vast wie binnen is, wie hen ontvangt en wanneer zij weer vertrokken zijn. In combinatie met pasbeheer voor medewerkers, leveranciers en aannemers houdt u op elk moment overzicht van wie zich in uw pand bevindt, belangrijk in het kader van ontruiming, audits of een incident. Wij werken binnen de AVG: persoonsgegevens worden alleen vastgelegd voor het doel waarvoor ze nodig zijn.

Lichte beveiligingstaken kunnen uitstekend vanaf de balie worden uitgevoerd. Denk aan het meekijken op cameramonitoren, het reageren op intercommeldingen, het beheren van sleutels en het inschakelen van een mobiele surveillance of hulpdiensten bij een melding. Doordat onze receptionist tegelijk beveiligingstaken uitvoert, krijgt u meer waarde uit één positie en blijft de balie altijd bemand. Bij een echt incident schakelen we op naar een collega of mobiele inzet, zodat de balie niet onbemand blijft.

Hospitality blijft het kernwoord. Wij werken in uw huisstijl: kleding, e-mailhandtekening, telefoonscript en welkomsttekst stemmen we vooraf met u af. Voor klanten in de hotel- of evenementenbranche kunnen we extra hospitality-elementen meenemen, garderobe, conciërgetaken, doorverwijzen naar restaurants of vervoer. Voor zorg- en kantooromgevingen ligt het accent meer op rust en duidelijke begeleiding. In alle gevallen is de toon professioneel maar warm, omdat dat in onze ervaring de meeste situaties prettig houdt.

De inzet starten we met een korte rondgang en een gesprek over uw bezoekersstromen, drukke momenten en wensen. Op basis daarvan stellen we een postinstructie op en plannen we de bezetting. We werken bij voorkeur met een vast team, zodat uw bezoekers en uw eigen organisatie snel bekende gezichten zien. Periodiek evalueren we samen om de inzet aan te scherpen en hospitality en security in balans te houden, een goede receptie is het verschil tussen een formeel pand en een organisatie waar mensen zich welkom voelen.

Een receptie die alleen op piekmomenten goed bemand is, levert vaak gemengde ervaringen op. Wij werken daarom met een vaste bezetting per dagdeel en met een back-up voor ziekte, vakantie of plotselinge drukte. Daardoor blijft de continuïteit gewaarborgd zonder dat u zelf moet schakelen op het moment dat het er niet uitkomt. Bij langlopende inzet draaien we met een klein vast team dat uw bezoekers en uw eigen organisatie kent, uw vaste leveranciers, uw vergaderzaalindeling en de gewoonten van uw directie of bestuur.

De combinatie van receptie en lichte beveiliging vergt een specifiek profiel. Iemand die alleen receptie doet, hoeft geen alarm te kunnen lezen; iemand die alleen beveiligt, hoeft geen presentatie aan de balie te hebben. Wij selecteren medewerkers die beide talen spreken: gastvrij in de uitstraling, gestructureerd in de procedure. Onze leidinggevende is uw aanspreekpunt voor planning, evaluatie en eventuele bijstelling van het takenpakket. Daarmee blijft de samenwerking eenvoudig en hoeft u niet elke wijziging zelf na te bellen bij de uitvoerende medewerker.

Tarieven worden opgebouwd uit uurtarief, opleidingsniveau van de medewerker en eventuele toeslagen. Voor combinaties met facilitaire taken, zoals lichte conciërgesupport, bespreken we vooraf wat past binnen onze rol als beveiligingsdienstverlener en wat beter past bij een aparte facilitaire partij. Wij zijn transparant over wat wij wel en niet doen, omdat een receptie in de praktijk goed werkt wanneer iedereen weet wat hij van wie kan verwachten, uw bezoekers, uw eigen team en onze medewerker zelf.